For borettslag og sameier er det lovpålagt å ha kontroll på HMS-en, og at de kan dokumentere det. Sameiet Gamle Kirkeplass bruker nbboHMS for å gjøre HMS-arbeidet enklere.
Tekst og foto: Kine Myrvold Olsen
Helse, miljø og sikkerhet (HMS) er noe som berører oss alle – hver dag. Likevel er det ikke noe vi tenker mye på i hverdagen. I borettslag og sameier er styrene ansvarlig for at HMS blir satt på dagsorden, at alt blir ivaretatt og ingenting glemt.
Mange har kanskje opplevd dette som tidkrevende og vanskelig å holde styr på, men heldigvis finnes det verktøy som kan gjøre det enklere.
Snorre Simensen har bodd i Sameiet Gamle Kirkeplass i ti år. Ni av årene har han sittet i styret, både som styreleder, styremedlem og nå som varamedlem. Jobben hans i Tietoevry gjør kanskje at han er litt ekstra opptatt av alt digitalt, i alle fall har han gjort en jobb for å få styrearbeidet så digitalt man kan - da også HMS-arbeidet.
– Vi brukte et annet digitalt HMS-system tidligere, og noe av det som er bedre med nbboHMS er at brukergrensesnittet er så enkelt at det kan brukes av absolutt alle uansett alder og erfaring med data, sier Snorre.
Sameiet Gamle Kirkeplass har 34 boenheter fordelt på tre separate bygg, to næringsseksjoner, tre heiser og felles garasjekjeller. Det er med andre ord nok å følge opp innen HMS.
Varsler på SMS eller e-post
I HMS-systemet til NBBO er en del oppgaver lagt opp allerede når man begynner å bruke det. Det er lovpålagte og anbefalte oppgaver. De lovpålagte oppgavene dreier seg blant annet om el-sjekk, brannsjekk og periodisk heiskontroll.
– Når tidsfristen til en oppgave nærmer seg, får den som ligger inne i systemet som ansvarlig for oppgaven et varsel på e-post eller SMS. Det gjør at det er enkelt å følge med på oppgavene og sørge for at det blir gjort til riktig tid, sier Snorre.
I tillegg til de lovpålagte og anbefalte oppgavene, bruker Snorre og resten av styret systemet aktivt til å legge inn egne oppgaver som må følges opp. For eksempel dersom taket må repareres, en leilighet har fått en skade, en påminnelse om at elbil-laderne må lese av eller lignende. I hver oppgave kan de legge inn dokumentasjon på jobben som gjøres, enten det er bilder, fakturaer, referater eller andre ting.
– Når vi utfører egenkontroller i sameiet, og oppdager avvik, tar vi bilde som legges inn og tildeler oppgaven til personen som får ansvaret. Vi kan også tildele oppgaver til eksterne dersom det er nødvendig. Alt dette trygger og forenkler arbeidet til styret, sier han.
Med nbboHMS får du:
- Trygghet for at dere er på riktig side av loven
- HMS-oppgaver som er tilpasset ditt boligselskap
- Enkelt å bruke og fullstendig oversikt
- Varsling av HMS-oppgaver
- Effektiv avviksbehandling
- Skriftlig dokumentasjon ihht. myndighetenes krav
- Tilgjengelig historikk for nye styrer
Lovpålagt med HMS-system
Kjetil Mehlum Olsen hos Byggtek har vært kontaktpersonen til sameiet over lengre tid, også før de begynte med HMS-systemet. Supportavtalen som følger med nbboHMS, gjør at Snorre kan ringe Kjetil dersom de behøver hjelp med noe.
– Det er et krav at alle boligselskaper skal ha et HMS-system. Det er nok fortsatt noen som sverger til papirer og permsystemer, men dersom man velger å digitalisere HMS-oppfølgingen sparer man mye tid. Ikke minst så er det veldig enkelt å overlevere til nye styrer, sier Kjetil.
Dersom det er endringer i lovverket får man også oversikt over det, fordi Lovdata er integrert i systemet. Det ligger også standard-skjemaer der som for eksempel til den årlige HMS-gjennomgangen av hver boenhet.
– Dette kan på en enkel måte tilpasses slik at det passer til det enkelte boligselskapet og sendes ut til beboerne, sier Kjetil.
Kjetil er en av to hos Byggtek som jobber med dette systemet og som holder i support og salg. Per april 2023 er det over 200 boligselskaper som har valgt å benytte seg av nbboHMS.
– Når tidsfristen til en oppgave nærmer seg, får den som er ansvarlig for oppgaven et varsel på e-post eller SMS.
Få full kontroll på internkontrollen
Med nbboHMS får styret en enkel, trygg og rimelig løsning som systematiserer HMS-arbeidet på en oversiktlig og brukervennlig måte.